Deutscher Rheumatologiekongress 2022

Datenschutzhinweise für den Deutschen Rheumatologiekongress 2022

Sehr geehrte Besucherinnen und Besucher,

der Schutz Ihrer persönlichen Daten und Ihr Vertrauen sind uns wichtige Anliegen. Die nachfolgende Erklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie wir diesen Schutz gewährleisten und welche Art von Daten zu welchem Zweck von uns erhoben werden.
 
Verantwortliche
Gemeinsam für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die bei dem Besuch dieser Website erfasst und im Zusammenhang mit der Abwicklung Ihrer Kongressteilnahme verarbeitet werden, sind die:

Rheumatologische Fortbildungsakademie GmbH, Wilhelmine-Gemberg-Weg 6, Aufgang C, 10179 Berlin („Rheumaakademie“ oder „wir“). Sie erreichen uns unter 030 - 24 04 84 – 80 oder per E-Mail unter info@dgrh-kongress.de und info@rheumaakademie.de.

und die

Deutsche Gesellschaft für Rheumatologie e. V., Wilhelmine-Gemberg-Weg 6, Aufgang C, 10179 Berlin („DGRh“ oder „wir“). Sie erreichen uns unter 030 - 24 04 84 - 70 oder unter info@dgrh.de.
Wir haben einen Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit geschlossen. Die wesentlichen Inhalte des Vertrages können Sie unter den genannten Kontaktmöglichkeiten anfragen.

Nutzungsdaten
Wenn Sie unsere Website besuchen, speichern wir auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung temporär sogenannte Nutzungsdaten. Die Nutzungsdaten verwenden wir zu statistischen Zwecken, um die Qualität unserer Websites zu verbessern sowie zu Sicherheitszwecken (Abwehr von Server-Angriffen). Wir verwenden diese Informationen außerdem, um den Aufruf unserer Website zu ermöglichen, zur Kontrolle und Administration unserer Systeme sowie zur Verbesserung der Gestaltung der Website. Diese von uns verfolgten Zwecke stellen zugleich das berechtigte Interesse im Sinne von Art. 6 Absatz 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung dar.
Der Datensatz besteht aus:
•      der Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
•      dem Namen der Datei
•      dem Datum und der Uhrzeit der Abfrage
•      der übertragenen Datenmenge
•      dem Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden)
•      der Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
•      der IP-Adresse des anfragenden Rechners verkürzt um die letzten zwei Stellen
 
Kongress-Anmeldung und Kongress-Informationen
Sie können sich im Kongressportal m-anage für eine Teilnahme am Deutschen Rheumatologiekongress 2022 anmelden und hier Ihre Buchungen verwalten. Der Konferenzdienstleister von m-anage, die Firma JMarquardt Technologies GmbH, übermittelt uns dabei Ihre in Ihrem m-anage-Account hinterlegten Daten zur Verwaltung Ihrer Anmeldung sowie Teilnahme an unserem Kongress. Sollten Sie bei Ihrem m-anage-Account mehr Daten hinterlegt haben, als solche, die wir benötigen, erhalten wir trotzdem Zugriff auf diese Daten.

Um Ihre Anmeldung und die Durchführung der Veranstaltung zu gewährleisten, benötigen wir von Ihnen folgenden Angaben: Tarifauswahl, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, vollständige Adresse (Einrichtung, Abteilung, Straße, PLZ, Ort, Land), Adressgruppe (geschäftlich oder privat), Angehörige der Fachkreise i. S. d. HWG, §2, ggf. Rabattcodes (optional) und Nachweise für die Verifizierung des gewählten Tarifs (verpflichtend für vergünstigte Tarife).

Für jede Anmeldung, bei der die Teilnahmegebühr in Rechnung gestellt wird, benötigen wir für die Rechnungsstellung und den ggf. postalischen Versand der Rechnung folgende Angaben von Ihnen: Anrede (Geschlecht), Titel, Vor- und Nachname, Einrichtung, Abteilung, Adresse. Diese Daten benötigen wir außerdem, um Ihnen eine Teilnahmebescheinigung nach den Vorgaben Ihrer jeweiligen Landesärztekammer zu erstellen, damit Sie Ihre Fortbildungspunkte erhalten. Für die Erstellung einer Teilnahmebescheinigung gemäß den Vorgaben der Ärztekammer Berlin benötigen wir darüber hinaus Ihre EFN und Ihr Geburtsdatum, um Sie eindeutig identifizieren zu können. 
Das Land, in dem Sie wohnen und auch die Stadt, verwenden wir zusätzlich zu statistischen Zwecken aufgrund von Art. 6 Absatz 1 lit. f DSGVO, basierend auf unserem Interesse an einer Teilnehmerstatistik für unseren Kongress.

Sollten Sie keine Rechnung und keine Teilnahmebescheinigung benötigen, brauchen Sie die Felder Titel, Geschlecht und EFN nicht auszufüllen. 

Je nachdem, welchen Tarif Sie auswählen, benötigen wir zu Verifizierungszwecken entweder Ihre Vereinsmitgliedsnummer, Ihren Studierendenausweis, einen Nachweis über Ihre Tätigkeit als Rheumatologische Fachassistenz, einen Nachweis, dass Sie sich in der Promotion befinden oder eine Kopie Ihres Presseausweises.

Ab mindestens fünf Teilnehmenden können Sie auch ein Gruppenkonto einrichten und eine Gruppe anmelden. Sollten Sie eine Rechnungsadresse wünschen, erheben wir von Ihnen folgende Daten: Name, Adresse, Stadt, Land (Pflichtangaben). Freiwillig können Sie zur Konkretisierung der Rechnungsadresse Ihre Firma und Ihre Abteilung angeben.

Bei einer Gruppenanmeldung laden die Gruppenbetreuer selbstständig die Liste mit den Daten der Teilnehmenden hoch. Diese Daten werden dann in unser System importiert und wir verwalten Ihre Teilnehmerdaten wie oben beschrieben.

Zweck dieser Datenverarbeitung ist die Durchführung Ihrer Anmeldung, die Organisation Ihrer Teilnahme und Zahlungsabwicklung für den Kongress. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 lit. b DSGVO. 

Rechtsgrundlage für die Weitergabe Ihrer Daten an die für Sie zuständige Ärztekammer ist Art. 6 Absatz 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem jeweiligen Heilberufe-Kammergesetz der Länder.

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen die aktuellen Kongress-Informationen zuzusenden. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Sie über weitere Veranstaltungen zu informieren. Dieser Verwendung können Sie jederzeit widersprechen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesses nach Art. 6 Absatz 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 7 Absatz 2 Nr. 3 UWG bestehenden Kunden Werbung zu unterbreiten.
Wenn Sie keine weiteren Informationen über unseren Kongress mehr per E-Mail erhalten wollen, so können Sie jederzeit gem. Art. 21 Absatz 1 und Absatz 3 DSGVO widersprechen. Den Widerspruch richten Sie bitte per E-Mail an: info@dgrh-kongress.de. Danach erhalten Sie keine Informationen mehr zu zukünftigen Kongressen.

Ihre telefonischen Kontaktdaten verwenden wir im Falle einer Rückrufbitte Ihrerseits und bei Fragen, die sich schriftlich nicht beantworten lassen.

Verwaltung Ihres Benutzerkontos des Kongresses
Sie können in Ihrem Benutzerkonto die von Ihnen gebuchten Veranstaltungen verwalten. Dort werden Ihre Programmpunkte sowie Ihre zuletzt angesehenen Veranstaltungen gespeichert. Zudem werden Ihre Zertifikate für die Teilnahme an den jeweiligen Veranstaltungen gespeichert. Diese können Sie dort aufrufen und herunterladen.

Folgende Dokumente stehen Ihnen digital zur Verfügung:
•    Gebuchte Kongresstickets mit Rechnungen, 
•    Ihre Buchungsbestätigung,
•    Bei Buchung „Kongressteilnahme Präsenz inklusive Online“: Ihr Abholschein mit dem persönlichen QR-Code für die Abholung der Kongressunterlagen am Kongressort 
•    Eine Teilnahmebescheinigung/CME-Zertifikat sowie eine Teilnahmebestätigung (stehen erst nach Kongressende elektronisch zur Verfügung).

Zweck der Datenverarbeitung ist die Organisation und Verwaltung Ihres Kontos für die Durchführung Ihrer Teilnahme am Kongress. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung).


Abstract Einreichung, Auswahlverfahren und Veröffentlichung

Mit Ihrem m-anage Account haben Sie die Möglichkeit einen Abstract einzureichen. Für die Einreichung und die anschließende Auswahl der Abstracts benötigen wir das Abstract als Datei und folgende Angaben von Ihnen und den weiteren Autoren des Abstracts: Titel, Vorname, Name, Institut, Stadt und Land des Instituts. Empfänger der Daten ist die Rheumaakademie. Angenommene Abstracts werden auf dem Kongress, auf der Kongresswebseite in einem Abstractband und in dem Webportal German Medical Science der GMS gGmbH als weiterer Empfänger Ihrer Daten veröffentlicht. Zudem werden die angenommenen Abstracts unseren Sponsoren übergeben, um sie auf einem auf einem USB-Stick Kongressteilnehmenden zur Verfügung zu stellen. Nachdem das Auswahlverfahren beendet wurde und die Veröffentlichung der gewählten Abstracts bei dem Kongress erfolgte, wird das Abstractband nach Ende des Folgekongresses (nach ca. 12 Monaten) gelöscht. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung findet sich in Art. 6 Absatz 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung).

Datenverarbeitung im Rahmen des Kongresses

Im Rahmen der online Kongressteilnahme verarbeiten wir von Ihnen die Dauer Ihrer Teilnahme an einer online Sitzung. Dieses „Tracking“ ist mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft. 
Am Veranstaltungsort wird die Anwesenheitszeit mittels Scan Ihres Namensschildes an den ausgewiesenen Stationen beim Betreten und Verlassen des Gebäudes erfasst.
Diese Daten dienen als Nachweis für Ihre Anwesenheit beim Kongress und der Meldung der Fortbildungspunkte an die Landesärztekammer Berlin. Rechtsgrundlage für dieses Tracking und die Weitergabe Ihrer Daten an die für Sie zuständige Ärztekammer ist Art. 6 Absatz 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem jeweiligen Heilberufe-Kammergesetz der Länder. 

Videoaufzeichnung und -veröffentlichung bei Referentinnen und Referenten

Über das Live- und Online-Kongressangebot hinaus wird eine eingeschränkt für Teilnehmende zugängliche On-demand-Bibliothek zum Deutschen Rheumatologiekongress 2022 im Kongressportal m-anage der Firma JMarquardt eLearningGmbH sowie in der Mediathek der Rheumaakademie angelegt. In diesen Mediatheken wird die Aufzeichnung Ihrer Präsentation (entweder vor Ort oder als Webcast) inklusive der Live-Diskussion veröffentlicht. Der Webcast/die Vor-Ort-Präsentation wird den Audiostream (Tonspur), die PowerPoint-Präsentation und das bewegte Bild/Foto/Video des Redners enthalten und somit eine vollständige Darstellung der auf dem Kongress gehaltenen Präsentation sein. Bei Foto- und Videoaufnahmen kann Ihr Erscheinungsbild auf Ihre ethnische Herkunft, Religion oder Gesundheit (Hautfarbe, Gesichtszüge, Kopfbedeckungen, Tragen einer Brille) schließen lassen. Zugriff auf den Inhalt der beiden Mediatheken haben ausschließlich Kongressteilnehmende. Rechtsgrundlage für Videoaufzeichnung und -veröffentlichung in den On-Demand-Bibliotheken ist unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation unserer Veranstaltungen sowie die Redebeiträge auch nach dem Kongress Interessenten on-demand zur Verfügung zu stellen. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an info@dgrh-kongress.de. Wir entfernen die Aufzeichnung aus dem Kongressportal m-anage der Firma JMarquardt eLearningGmbH mit Ablauf des 31.12.2022. 

Hotelreservierung und Kinderbetreuung

Als Referent oder Vorsitz bitten wir Sie in einem Antwortschreiben um Angaben zur Unterbringung (eigene Unterkunft oder Hotelreservierung), zur Kinderbetreuung (Alter, Anzahl der Kinder und Betreuungstage) sowie zur Angabe, ob Sie am Get Together und/oder Kongressabend teilnehmen möchten. Diese Angaben dienen der Organisation Ihres Aufenthalts beim Kongress. Zudem verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre dienstliche E-Mail-Adresse und Ihre dienstliche Postanschrift zum Zweck der Zuordnung und zur Kontaktaufnahme mit Ihnen (für den Fall, dass es neue Kontaktdaten gibt, die uns bisher nicht vorliegen). Sollten Ihre dienstliche E-Mail-Adresse und Ihre Dienstadresse sich nicht geändert haben, brauchen Sie die Felder nicht erneut auszufüllen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO (Vertragsdurchführung). Wir löschen Ihre Daten in der Regel spätestens 60 Monate nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, es sei denn es stehen der Löschung gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen.

Firmen-/Sponsor-/Ausstellerprofil
In Ihrem Profil werden die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten des Ansprechpartners sowie die Angaben zur Firma zum Zweck der Darstellung Ihrer Institution veröffentlicht. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 lit. b DSGVO. 
Umfragen
Während des Kongresses können Sie freiwillig an anonymen Umfragen teilnehmen. Zum Erhalt des Zertifikates ist eine Teilnahme an der Gesamtevaluation zwingend erforderlich.

Bewerbung Studierendenprogramm
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Bewerbungsunterlagen für das Studierendenprogramm per E-Mail an uns zu senden. Ihre Bewerbungsunterlagen werden von der zuständigen Stelle entgegengenommen und lediglich an die für die jeweilige Stelle zuständige Fachabteilung bzw. an die mit der Abwicklung betrauten Personen weitergeleitet. Ihre Bewerbungsdaten nutzen wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Ihre Bewerbungsunterlagen löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens sofern Sie uns keine anderslautende Erlaubnis gegeben haben. Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 lit. b DSGVO. Sollten Sie uns Ihre Einwilligung zur längeren Aufbewahrung der Bewerbung erteilt haben, verarbeiten wir die Bewerbungsunterlagen auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Wir löschen Ihre Bewerbung in diesem Fall bei Widerruf, jedoch spätestens nach einem Jahr.

Verschlüsselung
Wir setzen ein modernes Verschlüsselungsverfahren ein, um Ihre Daten vor unerwünschten Zugriffen zu schützen. Dadurch ist unberechtigten Personen ein Zugriff auf die Daten nicht möglich.
Ihre Angaben werden dann von Ihrem Rechner zum Server und umgekehrt über das Internet mittels einer 256 Bit TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security Version 1.2) übertragen. Sie erkennen dies daran, dass auf der Statusleiste Ihres Browsers das Schloss-Symbol geschlossen ist und die Adresszeile mit https:// beginnt.
 
Allgemeine Kontaktaufnahme
Sie haben die Möglichkeit, mit uns mittels elektronischer Post sowie telefonisch in Kontakt zu treten. Ihre dabei anfallenden Daten werden lediglich zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für die Nutzung Ihrer dabei anfallenden Daten ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, im Kontakt mit den Nutzern der Webseite zu sein und gegebenenfalls gestellte Fragen zu beantworten oder Informationen zu versenden. Ihre Daten werden nach Beantwortung Ihres Anliegens gelöscht
 
Einsatz von Dienstleistern
Die Rheumaakademie setzt zur Erbringung von Leistungen und zur Verarbeitung Ihrer Daten vor, zum und nach dem Kongress Dienstleister ein (so genannte Auftragsverarbeitung). Die Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich auf Weisung von der Rheumaakademie und sind zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Sämtliche Auftragsverarbeiter wurden sorgfältig ausgewählt und erhalten nur in dem Umfang und für den benötigten Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist.
 
Dauer der Datenspeicherung
Ihre Daten speichern wir nur solange, wie diese für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich sind und der Löschung keine Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Ihre Daten, die wir im Rahmen einer Anmeldung zu Veranstaltungen verarbeiten, löschen wir, wenn diese für die Erbringung unserer Dienstleistung nicht mehr benötigt werden und der Löschung keine Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Wir speichern Ihre Daten für die Vor- und Nachbereitung sowie die Durchführung des Kongresses. Ihre Daten löschen wir in der Regel spätestens 60 Monate nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, es sei denn es stehen der Löschung gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen. Die Aufbewahrungsfristen für die Teilnehmerlisten von Kongressen betragen 10 Jahre entsprechend gültiger Richtlinie der Ärztekammer Berlin. Danach werden Ihre Daten gelöscht. Zugriff auf die in Ihrem m-anage-Account hinterlegten Daten haben wir für die Dauer der vertraglich vereinbarten Zusammenarbeit zwischen der Rheumatologischen Fortbildungsakademie GmbH und der JMarquardt Technologies GmbH, die das Portal bereitstellt. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Sie über weitere Veranstaltungen zu informieren. Dieser Verwendung können Sie jederzeit widersprechen.
 
Ihre Rechte als Nutzer
Sie haben als Nutzer das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten über Sie bei uns gespeichert sind und zu welchem Zweck diese Speicherung erfolgt. Darüber hinaus können Sie unrichtige Daten berichtigen oder solche Daten löschen lassen, deren Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit und die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die stattfindende Datenverarbeitung zu beschweren. Insofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen.
 
Widerspruchsrecht
In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Absatz 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Bitte richten Sie den Widerspruch möglichst an: info@dgrh-kongress.de 
 
Datenschutzbeauftragte/r
Unser/e betriebliche/r Datenschutzbeauftragte/r steht Ihnen gern für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:

datenschutz nord GmbH
Web: www.datenschutz-nord.de
E-Mail: office@datenschutz-nord.de 

Anmeldung über m-anage

Eine Anmeldung zum Kongress ist ab sofort im Kongressportal m-anage möglich.

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